Tổ chức họp báo, cần lưu ý những điểm gì?

26-08-2019
Tổ chức họp báo công bố sự kiện, dịch vụ, sản phẩm,... của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân... hiện không còn xa lạ với mọi người. Mỗi nội dung họp báo sẽ có phần thể hiện, chuẩn bị cụ thể khác nhau nhưng mục đích chung nhất vẫn là giới thiệu cho báo chí, công chúng biết đến và để thông tin của sự kiện được đăng tải trên các báo, đài. Chia sẻ dưới đây của RedEyes sẽ thông tin rõ hơn, mời bạn tham khảo.

Khi tổ chức một sự kiện họp báo cần lưu ý những điểm sau:

1. Chuẩn bị nội dung họp báo

Phần nội dung cho họp báo chính là quan trọng nhất, bởi nội dung có kỹ lưỡng, thu hút thì mới được quan tâm bởi dư luận. Bạn phải đảm bảo nội dung mà họp báo đưa ra phải là chủ đề mà bất cứ ai cũng đều chú ý. Đặc biệt, những thông tin mà họp báo đưa ra cần đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.

2. Địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm họp báo thường được đơn vị tổ chức lựa chọn là những khách sạn, trung tâm hội nghị,... bởi những nơi này được trang bị đầy đủ các thiết bị. Trong quá trình chọn địa điểm tổ chức sự kiện họp báo, bạn cần quan tâm đến không gian diễn ra, quy mô lớn/nhỏ, sự thuận tiện cho khách mời….

3. Thời gian tổ chức họp báo

Thông thường, thời gian của một cuộc họp báo diễn ra vào một buổi, nhất là buổi tối, hoặc sáng.

4. Lập danh sách khách mời

Lời mời được đưa đến các phóng viên của báo, đài thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Thư mời cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và đảm bảo thông tin ngắn gọn, đầy đủ: chủ đề họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra, những khách mời có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn.

Trước khi họp báo diễn ra một ngày, đơn vị tổ chức cần gọi điện xác nhận với phóng viên và khách mời.

5. Chuẩn bị tài liệu cho họp báo

Để buổi họp báo được đánh giá cao về sự chỉn chu trong công tác chuẩn bị, đảm bảo buổi họp báo diễn ra thành công, thuận lợi,  đơn vị thực hiện cần làm những việc sau:

-  Thông cáo báo chí

-  Kịch bản cho MC 

-  Chuẩn bị video, hình ảnh, tài liệu về sản phẩm/sự kiện được giới thiệu.

-  Chuẩn bị bài phát biểu cho các nhân vật….

6. Làm việc với MC

Khi lựa chọn MC cho buổi họp báo cần phải đáp ứng các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng nội dung đã được chuẩn bị trước đó; tác phong lịch sự, thân thiện, chuyên nghiệp và ứng biến nhanh….

7. Tiến hành họp báo

Kịch bản chương trình họp báo thường sẽ diễn ra như sau:

-  Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ, nếu có).

-  Đại diện doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phát biểu, nêu lý do họp báo.

-  Các bài thuyết trình về sản phẩm, dịch vụ,....

-  Mong muốn nhận được sự hỗ trợ truyền thông từ báo chí.

-  Giải đáp thắc mắc.

-  Kết thúc cuộc họp báo.

Một vài chia sẻ về tổ chức họp báo hy vọng bạn sẽ có thêm thông tin khi tìm hiểu về chủ đề này. 

Nếu có nhu cầu tổ chức họp báo mà chưa tìm được đơn vị đồng hành, RedEyes sẽ là gợi ý lý tưởng dành cho bạn.

Liên hệ theo địa chỉ REDEYES: 62 đường số 21, phường 8, Gò Vấp hoặc hotline 0986 778 479 để được tư vấn và hỗ trợ.

-------------
Nguyen Hien (t/h)